Virallinen Kirje Malli

Tässä on täydellinen malli viralliseen kirjeeseen:

Malli Virallinen Kirje

Päiväys: [Päivämäärä]

Vastaanottajan nimi

Vastaanottajan osoite

Vastaanottajan postinumero ja postitoimipaikka

Otsikko: [Kirjeen aihe]

Hyvä [Vastaanottajan nimi],

Toivottavasti tämä kirje löytää sinut hyvissä terveydentiloissa. Haluan ottaa yhteyttä sinuun [syy kirjeeseen, esim. liiketoiminnan yhteistyö, kutsu tai valituskirje].

Tähän voit kirjoittaa muutaman kappaleen itse viestistä, jossa selität tarkemmin kirjeen tarkoituksen ja taustan. Voit myös jakaa tärkeitä tietoja, kuten päivämääriä, tapahtumia tai kaupallisia ehdotuksia. Huomaa, että tämän mallin tarkoitus on antaa yleisohjeita ja voit muokata sitä tarpeidesi mukaan.

Jos sinulla on kysyttävää tai tarvitset lisätietoja, älä epäröi ottaa yhteyttä minuun puhelimitse [puhelinnumero] tai sähköpostitse [sähköpostiosoite]. Olen käytettävissä vastaamaan kaikkiin kysymyksiisi tai selvittämään huolenaiheita, joita sinulla voi olla. Odotan innolla palaavasi minulle ajoissa ja jatkavani keskusteluamme.

Kiitos huomiostasi ja ystävällisestä yhteistyöstäsi. Toivottavasti kuulemme pian sinusta!

Ystävällisin terveisin,

[Lähettäjän nimi] [Lähettäjän asema tai titteli] [Lähettäjän organisaatio] [Lähettäjän yhteystiedot: puhelinnumero, sähköpostiosoite jne.]

Huomautus: Tämä malli on vain ohje ja voit mukauttaa sitä omien tarpeidesi mukaan. Varo tarkistamaan oikea kirjoitusasu vastaanottajan tiedoissa sekä muissa yksityiskohdissa ennen kirjeen lähettämistä.

1. Kuka voi lähettää kutsukirjeen?

Kutsukirjeen voi lähettää matkan isäntä, eli henkilö tai organisaatio, joka vastaa matkan järjestelyistä ja kustannuksista.

2. Mitä tietoja kutsukirjeessä tulee olla?

Kutsukirjeessä tulee olla mm. seuraavat tiedot: – Lähettäjän nimi ja yhteystiedot – Vastaanottajan nimi ja henkilötunnus – Matkan tarkoitus ja kesto – Matkaan liittyvät kustannukset (esim. majoitus, kuljetukset) – Vastaanottajan osoite ja yhteystiedot

3. Milloin kutsukirje tulee lähettää?

Kutsukirje kannattaa lähettää hyvissä ajoin ennen matkan suunniteltua ajankohtaa, jotta vastaanottajalla on riittävästi aikaa hakea viisumia.

4. Montako kappaletta kutsukirjeestä tulee lähettää?

Yleensä riittää, että lähettäjä ja vastaanottaja saavat molemmat yhden kappaleen kutsukirjeestä. Tarvittaessa lähettäjä voi tehdä useampia kopioita.

5. Voiko kutsukirjeen lähettää sähköpostitse?

Kyllä, kutsukirje voidaan lähettää myös sähköpostitse. Tällöin on kuitenkin suositeltavaa lähettää allekirjoituksellinen PDF-dokumentti.

6. Kuka vastaa matkan kustannuksista?

Yleensä matkan isäntä vastaa matkan kustannuksista, eli esimerkiksi majoitus- ja kuljetuskustannuksista. Kutsukirjeessä tulee mainita, että isäntä vastaa näistä kustannuksista.

7. Mitä tehdä, jos matkan isäntä ei ole perheenjäsen?

Jos matkan isäntä ei ole perheenjäsen, tulee kutsukirjeessä selventää suhdetta matkan isännän ja vastaanottajan välillä. Esimerkiksi jos kyseessä on työmatka, tulee mainita, että isäntä on vastaanottajan työnantaja.

8. Onko kutsukirje pakollinen?

Kutsukirje ei ole aina pakollinen viisumia haettaessa, mutta se voi auttaa vahvistamaan matkan tarkoitusta ja lisäämään viisumin myöntämisen todennäköisyyttä.

9. Milloin kutsukirjeen voi jättää viisumihakemuksen mukana?

Kutsukirje tulee yleensä liittää viisumihakemukseen, kun se lähetetään viisumikeskukseen tai lähetystöön.

10. Voiko kutsukirjeen kirjoittaa itse?

Kyllä, kutsukirjeen voi kirjoittaa itse, kunhan kaikki tarvittavat tiedot ovat mukana. Kutsukirjeeseen kannattaa kuitenkin liittää myös lähettäjän yhteystiedot, jotta viranomaiset voivat tarvittaessa ottaa yhteyttä.

Arvoisa Viisumikeskus,

Haluan kutsua [Vastaanottajan nimi ja henkilötunnus] matkalle Suomeen. Vastaanottaja on minun [perheenjäseni, ystävä tai työntekijä] ja matkan tarkoitus on [esim. lomailu, työmatka, opiskelu]. Matka kestää [päivämäärästä päivämäärään].

Vastaanottaja asuu osoitteessa [Vastaanottajan osoite]. Vastaanottajan yhteystiedot ovat [puhelinnumero ja sähköposti].

Matkan kustannuksista vastaan minä, [Lähettäjän nimi]. Vastaanottajalla on myös [omia varoja tai muuta taloudellista tuloa] matkan kustannusten kattamiseksi.

Lähettäjän yhteystiedot:

[Lähettäjän nimi] [Lähettäjän osoite] [Lähettäjän puhelinnumero] [Lähettäjän sähköposti]

Ystävällisin terveisin,

[Lähettäjän allekirjoitus] [Päiväys]

Huomioitavaa: Tämä on ainoastaan esimerkki kutsukirjeestä. Pyydämme tarkistamaan viimeisimmät vaatimukset virallisilta lähteiltä, kuten Suomen suurlähetystön tai viisumikeskuksen verkkosivuilta.