Kokouksen Pöytäkirja Malli

Malli Kokouksen Pöytäkirja

Kokouspäivämäärä: [Kokouspäivämäärä]

Kokousaika: [Kokousaika]

Kokouspaikka: [Kokouspaikka]

1. Kokouksen avaus

Kokouksen puheenjohtaja avasi kokouksen kello [Kokouksen avausaika].

2. Kokouksen osanottajat

Kokouksessa olivat läsnä seuraavat osanottajat:

• [Osallistuja 1]
• [Osallistuja 2]
• [Osallistuja 3]

3. Kokouksen asialista

Seuraavat asiat käsiteltiin kokouksessa:

• [Asia 1]
• [Asia 2]
• [Asia 3]

4. Kokouksen päätökset

Kokous päätti seuraavista asioista:

1. [Päätös 1]
2. [Päätös 2]
3. [Päätös 3]

5. Kokouksen päättäminen

Kokouksen puheenjohtaja päätti kokouksen kello [Kokouksen päättymisaika].

Kokouksen tekijä:

[Kokouksen tekijän nimi]

1. Mikä on kokouksen pöytäkirja?
Kokouksen pöytäkirja on asiakirja, joka tallentaa kokouksen tapahtumat, päätökset ja keskustelut. Se toimii virallisen dokumentaation lähteenä ja auttaa muistuttamaan kokouksen kulusta ja tehdyistä päätöksistä. 2. Miksi kokouksen pöytäkirjaa tarvitaan?
Kokouksen pöytäkirja on tärkeä asiakirja monesta syystä. Se auttaa varmistamaan, että osallistujat muistavat tehdyt päätökset ja seuraavat toimia. Se myös tarjoaa lähtökohdan mahdollisille oikeudellisille tai hallinnollisille riitoille. Lisäksi pöytäkirja auttaa tallentamaan tärkeää tietoa ja seurantaa varten. 3. Mitä tietoja kokouksen pöytäkirjasta tulisi löytyä?
Kokouksen pöytäkirjasta tulisi löytyä seuraavat tiedot: kokouksen nimi ja päivämäärä, osallistujat, käsitellyt asiat, tehdyt päätökset, keskustelujen tiivistelmät, päätösten perustelut ja mahdolliset seuraamukset tai toimintapisteet. 4. Millainen on hyvä pöytäkirjamalli?
Hyvä pöytäkirjamalli sisältää selkeitä otsikoita ja luetteloita, joiden avulla osallistujat voivat helposti navigoida dokumentissa. Lisäksi hyvä malli sisältää päivämäärän ja ajan, kokouksen nimen, osallistujien nimet sekä kattavan yhteenvedon tehdyistä päätöksistä ja keskusteluista. 5. Kuka vastaa pöytäkirjan laatimisesta?
Yleensä kokouksen sihteeri vastaa pöytäkirjan laatimisesta. Sihteerin tehtävänä on tarkkailla keskustelua ja päätöksiä sekä kirjata ne ylös pöytäkirjaan. Sihteeri voi myös delegoida pöytäkirjan kirjoittamisen toiselle henkilölle tarvittaessa. 6. Mitä asioita tulisi ottaa huomioon pöytäkirjaa kirjoitettaessa?
Pöytäkirjaa kirjoitettaessa tulee ottaa huomioon seuraavat asiat: selkeys ja yksiselitteisyys, faktatietojen oikeellisuus, objektiivisuus (ei omia mielipiteitä), tärkeät keskustelut ja päätökset sekä numeroidut otsikot ja kappaleet helpottamaan navigointia. 7. Onko pöytäkirja julkinen dokumentti?
Pöytäkirja voi olla joko julkinen tai luottamuksellinen dokumentti riippuen kokouksen luonteesta ja siihen liittyvistä säännöistä. Julkiset pöytäkirjat voivat olla saatavilla kokoukseen osallistuneille ja/tai yleisölle, kun taas luottamukselliset pöytäkirjat voivat olla vain tiettyjen henkilöiden saatavilla. 8. Kuinka kauan pöytäkirjaa tulee säilyttää?
Pöytäkirjat tulee säilyttää yleensä tietyn ajan, riippuen kokouksen ja asiayhteyden vaatimuksista. Jotkut kokoukset vaativat pöytäkirjojen säilyttämistä vähintään vuoden ajan, kun taas toiset vaativat pidempää säilytysaikaa kuten 5 tai 10 vuotta. 9. Voiko pöytäkirjaa muokata myöhemmin?
Pöytäkirjaa ei tulisi muokata myöhemmin ilman painavaa syytä. Mikäli muutoksia on tarpeen tehdä esimerkiksi tietovirheiden korjaamiseksi, ne tulee tehdä selkeästi näkyviksi ja merkitä muutospäivämäärä sekä tekijä. Muokkaamattomuus on tärkeää pöytäkirjan eheyden ja luotettavuuden kannalta. 10. Miten kokouksen pöytäkirjaa voi tallentaa ja jakaa?
Kokouksen pöytäkirjan tallentaminen ja jakaminen voi tapahtua eri tavoin. Usein pöytäkirjat tallennetaan digitaalisessa muodossa, kuten PDF-tiedostona tai tallennetaan pilvipalveluun. Pöytäkirjan jakaminen voi tapahtua sähköpostitse, verkkokokousalustoilla tai intranetissä.