Esimerkki ja Malli Kutsu Kuulemistilaisuuteen täyttämiseen ja käyttämiseen – Avaa WORD (doc)– en PDF
Malli Kutsu Kuulemistilaisuuteen
[Lähettäjän nimi]
[Lähettäjän osoite]
[Lähettäjän puhelinnumero]
[Lähettäjän sähköposti]
[Päivämäärä]
[Vastaanottajan nimi]
[Vastaanottajan osoite]
Hei [Vastaanottajan nimi],
Toivon, että tämä viesti tavoittaa sinut hyvin. Haluaisin kutsua sinut osallistumaan [yrityksen nimi] kuulemistilaisuuteen, joka pidetään [päivämäärä] klo [kellonaika] osoitteessa [osoite].
Kuulemistilaisuuden tarkoituksena on kertoa yrityksen ajankohtaisista asioista, esitellä uusia projekteja ja jakaa tietoa tulevista suunnitelmista. Tilaisuus tarjoaa myös mahdollisuuden verkostoitumiseen ja keskusteluun muiden alan asiantuntijoiden kanssa.
Olemme erittäin kiinnostuneita kuulemaan ajatuksiasi ja näkemyksiäsi liittyen aiheisiin, jotka esitellään kuulemistilaisuudessa. Haluamme varmistaa, että kaikki asianosaiset voivat osallistua keskusteluun ja antaa panoksensa. Olisi hienoa, jos voisit varata aikaa kalenteristasi osallistuaksesi tähän tärkeään tilaisuuteen.
Voit vahvistaa osallistumisesi vastaamalla tähän viestiin tai soittamalla minulle [puhelinnumero]. Jos sinulla on kysymyksiä tai tarvitset lisätietoja, ole hyvä ja ota yhteyttä minuun.
Toivottavasti voit liittyä meihin kuulemistilaisuudessa ja jakaa näkemyksesi kanssamme. Arvostamme osallistumistasi ja odotamme innolla tapaamista kanssasi.
Ystävällisin terveisin,
[Lähettäjän nimi]
[Lähettäjän titteli]
[Yrityksen nimi]
Malli ja Esimerkki Kutsu Kuulemistilaisuuteen käyttääkseen ja täyttääksee – Avaa WORD (doc)– en PDF
Kysymys 1: Mitä tulee ottaa huomioon kuulemistilaisuuteen kutsuttaessa?
Vastaus: Kuulemistilaisuuteen kutsuttaessa kannattaa varata tilaisuudelle sopiva aika, valita sopiva paikka ja lähettää kutsut osallistujille hyvissä ajoin ennen tilaisuutta.
Kysymys 2: Miten kutsut voi lähettää kuulemistilaisuuteen?
Vastaus: Kutsut voi lähettää sähköpostitse, postitse tai vaikkapa tekstiviestillä. Tärkeintä on varmistaa, että kutsun vastaanottaja saa tarvittavat tiedot tilaisuudesta.
Kysymys 3: Tärkeääkö kuulemistilaisuuteen kutsuttaessa mainita tilaisuuden tarkoitus?
Vastaus: Kyllä, on tärkeää kertoa kutsussa selkeästi, mikä on tilaisuuden tarkoitus ja mitä asioita siinä käsitellään. Näin osallistujat voivat valmistautua etukäteen.
Kysymys 4: Kuinka monta osallistujaa kuulemistilaisuuteen kannattaa kutsua?
Vastaus: Osallistujien määrä riippuu tilaisuuden luonteesta ja tarkoituksesta. Kannattaa kuitenkin harkita tarkkaan, kenet kutsuu, jotta tilaisuus pysyy tarpeeksi tiiviinä ja kaikki pääsevät osallistumaan.
Kysymys 5: Mitä tietoja kuulemistilaisuuden kutsussa tulisi olla?
Vastaus: Kutsussa tulisi mainita tilaisuuden aika, paikka, tarkoitus, asialista ja mahdolliset tarvittavat valmistelut. Lisäksi kannattaa mainita, kuinka osallistujat voivat ilmoittautua ja mahdolliset määräpäivät.
Kysymys 6: Pitääkö kuulemistilaisuuteen kutsutuille tarjota virvokkeita?
Vastaus: Vaikka virvokkeiden tarjoaminen ei ole välttämätöntä, se voi luoda rennon ilmapiirin. Riippuu tilaisuuden luonteesta ja budjetista, halutaanko tarjota esimerkiksi kahvia, pientä purtavaa tai virvoitusjuomia.
Kysymys 7: Miten varmistaa, että kutsuttu saapuu kuulemistilaisuuteen?
Vastaus: Kannattaa pyytää osallistujia vahvistamaan osallistumisensa kutsussa mainitulla tavalla, esimerkiksi vastaamalla viestiin tai ilmoittautumisjärjestelmän kautta. Näin tiedät varmasti, keitä odottaa tilaisuuteen.
Kysymys 8: Mitä tehdä, jos kuulemistilaisuuteen kutsuttu peruu osallistumisensa viime hetkellä?
Vastaus: Jos osallistuja peruu osallistumisensa viime hetkellä, kannattaa harkita, voiko tilaisuus siirtyä tai voiko joku toinen osallistuja ottaa hänen paikkansa. Tällöin on tärkeää ilmoittaa kaikille osallistujille muutoksesta.
Kysymys 9: Onko kuulemistilaisuuteen kutsuttava kaikki asiasta kiinnostuneet?
Vastaus: Riippuu tilanteesta. Jos tilaisuus on avoin kaikille kiinnostuneille, kannattaa kutsua mahdollisimman laajasti. Jos taas tilaisuus on tarkoitettu vain tietyille sidosryhmille tai henkilöille, kannattaa rajata kutsuttujen joukkoa.
Kysymys 10: Kuinka kauan ennen kuulemistilaisuutta kannattaa lähettää kutsut?
Vastaus: Kutsut kannattaa lähettää hyvissä ajoin ennen tilaisuutta, jotta osallistujilla on riittävästi aikaa valmistautua ja varata osallistumiseensa tarvittavat resurssit. Yleensä noin viikon varoajalla pärjää hyvin.
