Hallituksen Pöytäkirja Malli

Malli Hallituksen Pöytäkirja

Pöytäkirja

Hallituksen kokous 1/2021

Aika: 1. tammikuuta 2021 klo 10.00-12.00

Paikka: Hallituksen kokoushuone

Osallistujat:

1. Puheenjohtaja: Martti Meikäläinen

2. Varapuheenjohtaja: Maija Mallikas

3. Jäsen: Jussi Järvinen

4. Jäsen: Pekka Virtanen

5. Jäsen: Anna Ahokas

6. Jäsen: Tiina Toivonen

1. Kokouksen avaus

Puheenjohtaja avasi kokouksen klo 10.00.

2. Kokouksen laillisuuden ja päätösvaltaisuuden toteaminen

Todettiin kokous lailliseksi ja päätösvaltaiseksi.

3. Esityslistan hyväksyminen

Esityslista hyväksyttiin sellaisenaan.

4. Edellisen kokouksen pöytäkirjan hyväksyminen

Hyväksyttiin edellisen kokouksen pöytäkirja.

5. Hallituksen jäsenten esittely

Jokainen hallituksen jäsen esitteli itsensä.

6. Toimintasuunnitelma vuodelle 2021

Käytiin läpi toimintasuunnitelma vuodelle 2021 ja päätettiin hyväksyä se muutamin muutoksin.

7. Talousarvio vuodelle 2021

Tarkasteltiin talousarviota vuodelle 2021 ja päätettiin hyväksyä se.

8. Yhteistyösopimus yritys X:n kanssa

Käsiteltiin yhteistyösopimusta yritys X:n kanssa ja päätettiin hyväksyä se.

9. Muut asiat

Yleisöllä ei ollut muuta esitettävää.

10. Kokouksen päättäminen

Kokous päätettiin klo 12.00.

Kokouksen allekirjoitukset:

Martti Meikäläinen, puheenjohtaja

Maija Mallikas, varapuheenjohtaja

Jussi Järvinen, jäsen

Pekka Virtanen, jäsen

Anna Ahokas, jäsen

Tiina Toivonen, jäsen

Pöytäkirjan tarkastus:

Tarkastettu ja hyväksytty

Tomi Tarkastaja, hallituksen sihteeri

UKK: Hallituksen pöytäkirja malli

1. Mikä on hallituksen pöytäkirja?

Hallituksen pöytäkirja on asiakirja, jossa dokumentoidaan hallituksen kokousten päätökset ja keskustelut. Se toimii virallisena tallenteena hallituksen päätöksistä ja on tärkeä dokumentaatio yrityksen tai organisaation toiminnassa.

2. Mitä tietoja hallituksen pöytäkirjassa tulisi olla?

Hallituksen pöytäkirjassa tulisi olla tarkka kuvaus kokouksen ajankohdasta ja paikasta, läsnäolijat, esityslistan asiat, keskustelut ja päätökset sekä mahdolliset äänestykset. Lisäksi siihen voi sisältyä myös hallituksen jäsenten kommentteja ja huomioita.

3. Miten hallituksen pöytäkirja toimitetaan?

Hallituksen pöytäkirja toimitetaan yleensä hallituksen jäsenille sekä tarvittaessa muille organisaation jäsenille. Se voidaan toimittaa sähköisessä muodossa tai paperilla riippuen organisaation käytännöistä.

4. Kuka vastaa hallituksen pöytäkirjan laatimisesta?

Yleensä hallituksen sihteeri tai koordinaattori vastaa hallituksen pöytäkirjan laatimisesta. He voivat tarkistaa kokoustiedot ja keskustelut, ja laativat sen perusteella pöytäkirjan. Hallituksen puheenjohtaja voi myös olla vastuussa sen tarkistamisesta ja allekirjoittamisesta ennen sen jakamista.

5. Miten hallituksen pöytäkirja erotetaan muista kokousasiakirjoista?

Hallituksen pöytäkirjaa voidaan erottaa muista kokousasiakirjoista käyttämällä erityistä mallipohjaa tai tunnisteita, kuten ”Hallituksen pöytäkirja” tai organisaation nimi. Se voi myös sisältää erityisiä merkintöjä, kuten ”luottamuksellinen” tai ”vain hallituksen jäsenille”.

6. Mikä on hallituksen pöytäkirjan säilytysaika?

Hallituksen pöytäkirjan säilytysaika voi vaihdella organisaatiosta ja maasta riippuen. Usein se säilytetään ainakin viisi vuotta, mutta joissain tapauksissa säilytysaika voi olla jopa kymmenen vuotta tai pysyvä.

7. Mitä tapahtuu, jos hallituksen pöytäkirjaa ei laadita tai säilytetä asianmukaisesti?

Jos hallituksen pöytäkirjaa ei laadita tai säilytetä asianmukaisesti, se voi aiheuttaa vakavia oikeudellisia ja hallinnollisia ongelmia organisaatiolle. Hallituksen päätöksiä voi olla vaikea todistaa ilman asianmukaista dokumentaatiota, ja tämä voi vaikuttaa organisaation päätöksiin ja toimiin.

8. Miksi hallituksen pöytäkirja on tärkeä?

Hallituksen pöytäkirja on tärkeä, koska se varmistaa päätösten ja keskustelujen asianmukaisen dokumentoinnin. Se toimii myös todisteena hallituksen toiminnasta ja päätöksistä, ja sillä voidaan osoittaa organisaation vastuullisuus ja läpinäkyvyys.

9. Mitä muita tärkeitä tietoja hallituksen pöytäkirjassa voi olla?

Hallituksen pöytäkirja voi sisältää myös muita tärkeitä tietoja, kuten päätösten perustelut, taloudelliset tiedot ja raportit, toimenpidesuunnitelmat ja aikataulut sekä mahdolliset seuranta- ja evaluointitiedot.

10. Miten kokousmateriaali liitetään hallituksen pöytäkirjaan?

Kokousmateriaali voidaan liittää hallituksen pöytäkirjaan erillisinä liitteinä. Niitä voi olla esityslistat, raportit, esittelymateriaalit ja muut tarvittavat dokumentit. Liitteet tulisi nimetä ja numeroida selkeästi, jotta ne voidaan liittää oikein pöytäkirjaan.